De werkgever en pensioen in 2015

Pensioen is een belangrijke en kostbare arbeidsvoorwaarde. Daarbij maakt het niet uit of je als werkgever zelf je pensioen mag regelen of op grond van een CAO verplicht bent aan te sluiten bij een bedrijfstakpensioenfonds. Toch is er een groot verschil tussen beide situaties. Als je zelf het pensioen regelt voor je werknemers heb je naast een pensioenuitvoerder ook een adviseur of deskundige die je helpt bij deze complexe materie terwijl je bij een verplichtstelling rechtstreeks met het pensioenfonds als uitvoerder te maken hebt. In dat geval mis je de persoonlijke begeleiding van een onafhankelijk specialist.

In de meeste bedrijven of organisaties wordt het beheer van de pensioenregeling bij de HR of Finance afdeling ondergebracht, vaak als neventaak voor een van de medewerkers.

Op pensioengebied volgt de ene wijziging de andere op, eerst met het pensioenakkoord en vervolgens met het nieuwe Financieel Toetsingskader voor pensioenfondsen.  Wijzigingen die iedere werknemer raken en die ervoor gezorgd hebben dat de meeste werknemers of hun nabestaanden niet meer weten waar ze straks op kunnen rekenen.

Uw Pensioenuitvoerder doet zijn best om e.e.a. goed over het voetlicht te krijgen bij de deelnemers maar de meeste communicatie blijft helaas afstandelijk en op hoofdlijnen. De vragen van uw medewerkers gaan niet over hoofdlijnen maar juist over details en hun persoonlijke situatie. Vragen die uw HR of Finance medewerkers moeilijk kunnen beantwoorden.

Per 1 juli 2015 gaat de wet pensioencommunicatie in. De wet heeft als doel de communicatie over pensioenen te verbeteren door het opnemen van regels en plichten voor werkgevers en pensioenuitvoerders.

De zorgplicht die u als werkgever al had o.g.v. het burgerlijk wetboek wordt door deze wet op een aantal punten uitgebreid. Een groot deel van de wet heeft betrekking op de wijze van communicatie vanuit het pensioenfonds of de verzekeraar maar een deel gaat ook over de rol die wordt toegekend aan de werkgever.

De rol en positie van de werkgever:

1) De werkgever als eerste aanspreekpunt voor werknemers

Werknemers mogen van hun werkgever verwachten dat deze over voldoende kennis beschikt om vragen over de regeling en de meest voorkomende situaties te kunnen beantwoorden. Kan de werkgever dit niet dan hoort hij daarvoor met het pensioenfonds of een andere, op pensioengebied deskundige, partij afspraken te maken.

2) De signaalfunctie voor de werkgever en tijdigheid van informatie

In de wet gaat men uit van doelgerichte communicatie naar werknemers. De algemene interesse in pensioenregelingen is helaas niet erg hoog maar dat blijkt te veranderen op de momenten dat er iets speelt in het leven van de werknemer, de zogenaamde life-events. Dit zijn gebeurtenissen zoals trouwen, scheiden, kinderen krijgen, van baan veranderen, bijna met pensioen gaan, etc. Uit onderzoek is gebleken dat werknemers ten tijde van deze life-events juist wel veel interesse hebben in hun pensioenregeling.

De wet gaat er van uit dat de werkgever het eerste aanspreekpunt voor vragen over de pensioenregeling is en ziet dat moment als start van het proces aan informatie voorziening. Na de melding bij de werkgever hoort deze ervoor te zorgen dat de werknemer die informatie krijgt die betrekking heeft op de door hem of haar gemelde situatie of life-event. Hiermee beoogt de wetgever ervoor te zorgen dat werknemers op het juiste moment situatie specifieke informatie krijgen en een juiste en gefundeerde keuze kunnen maken. Doelgericht en tijdig.

Enkele voorbeelden:

Een sollicitant zou al tijdens de sollicitatieprocedure informatie horen te krijgen over de hoofdlijnen en kosten van de pensioenregeling en niet nadat hij een arbeidsovereenkomst heeft ondertekend. Tijdens de procedure kan hij informatie over de pensioenregeling mee laten wegen in zijn beslissing om de baan te accepteren,  daarna kan dat nagenoeg niet meer.

Een medewerkster die bij de werkgever aangeeft dat zij in een echtscheidingsprocedure verwikkeld is zou op dat moment veel baat hebben bij informatie over de gevolgen van een echtscheiding voor haar pensioenregeling. Ook informatie over haar rechten en plichten, kosten en de waarde van de pensioenrechten zijn op dat moment relevant en van belang voor het nemen van de juiste weloverwogen beslissingen.

De wet onderkent dat dit niet alleen mogelijk is o.b.v. de koppeling met de gemeentelijke basisadministratie (GBA) maar dat de werkgever als eerste aanspreekpunt een belangrijke schakel is voor het opstarten en verzorgen van dit informatieproces.

3) Communicatie en voorlichting bij wijzigingen

Pensioen is een arbeidsvoorwaarde net zoals bijvoorbeeld vakantietoeslag, vrije dagen of een auto van de zaak. Zodra een van deze arbeidsvoorwaarden wordt aangepast is voor alle betrokkenen duidelijk dat dit in goed overleg en in alle redelijkheid moet gebeuren en dat er mogelijk sprake zal zijn van een compensatie voor verloren gegane rechten. Dat is bij pensioen ook zo. Ook dat is een arbeidsvoorwaarde en ook hier heb je als werkgever een toezegging gedaan aan de werknemers. Pas je die toezegging aan, al dan niet verplicht, dan hoor je daarover tijdig en in alle redelijkheid de dialoog aan te gaan met de werknemers en ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.

Communicatie over de voorgenomen wijzigingen heeft weinig zin als de aanpassingen al verwerkt zijn. Het is zaak hier op tijd mee te beginnen zodat alle betrokkenen tijd en ruimte hebben om de gevolgen in kaart te brengen, te beoordelen en hun mening te geven. De gesprekken met betrokkenen dienen plaats te vinden voor de wijzigingen worden doorgevoerd en niet achteraf. Het is belangrijk alle medewerkers goed te informeren over de voorgenomen wijzigingen, de redenen hiervoor en de voortgang van het proces.

Dit is een doorlopend proces totdat de wijzigingen definitief verwerkt zijn. Hoe zorgvuldiger dit gedaan is, hoe groter het begrip en hoe hoger de waardering voor de pensioenregeling zal zijn.

BMC Pensioencommunicatie helpt u graag met inrichten of optimaliseren van de processen rondom uw pensioenregeling en de communicatie met uw medewerkers. 

Jan van Boxtel

Pensioenconsultant

BMC Pensioencommunicatie